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建设工程合同管理方法探讨………吴丽萍

发布时间:[2013-03-11]    关注度:[]

北京国金管理咨询有限公司   吴丽萍

(本文发表于《中国工程咨询》杂志


合同管理贯穿于建设工程项目管理的全过程,它是进行建设工程质量控制、进度控制及成本控制的重要手段和风险控制方法之一,甚至,在某些时候优秀的合同管理产生的经济效益会大于技术优化产生的经济效益。同时,合同管理也对?;そㄉ韪鞣嚼?,完善和发展建筑市场起着重要作用。因此,笔者认为合同管理是进行建设工程项目管理的重要环节,是工程项目管理的核心和重点。

但是目前,在工程建设领域,合同管理流于形式化、合同管理与实践严重脱离、“阴阳合同”、机械使用示范文本等现象非常普遍,导致合同管理未真正融入到工程项目管理的各环节当中,合同管理亦不能发挥上文中提到的各种作用,甚至,有些时候只有在发生争议,需要通过诉讼、仲裁途径解决问题时,合同双方才想起查阅合同条款,将合同作为主张自己权利的一个重要依据。笔者在北京国金管理咨询有限公司从事合同管理工作多年,结合自己负责/参与中国国家博物馆改建工程、北京工人体育场/馆改建工程、北京地坛医院迁建工程/硅谷亮城等各类型的大型工程项目合同管理实践经验,对建设工程合同管理的方法进行了长期的思考和研究,现阐述以下观点与广大业内同仁探讨:

一、建设工程项目建设过程中可能涉及到的主要合同类型

(一)委托合同。主要包括项目管理委托合同、监理委托合同、招标代理委托合同、造价审计委托合同、物业管理委托合同等;

(二)承包合同。主要包括:

1、勘察承包合同;

2、设计承包合同,从管理模式的角度划分可分为设计总承包合同、设计分包合同;从设计内容的角度划分可分为建筑设计合同、精装修设计合同、市政工程设计合同、园林设计合同等等;

3、施工承包合同,施工承包合同是工程建设过程中签署数量最多、条款比较复杂的合同类型,从管理模式角度可分为施工总承包合同、施工分包合同及劳务分包合同等;从施工内容角度可分为土木工程施工合同(如结构施工合同、装修合同、幕墙合同等)、机电工程施工合同(如消防合同、弱电合同、变配电合同等)、市政施工合同等。

(三)建筑材料、设备买卖合同。可分为建筑材料买卖合同和建筑设备、仪器仪表买卖合同。

(四)各种咨询合同、技术服务合同。如交通影响评价咨询合同、环境影响评价咨询合同、建筑技术咨询合同、建筑技术服务合同等。

(五)建设工程项目建设过程中需要签订的其他合同。如土地使用权出让/转让合同、拆迁施工合同、拆迁补偿合同、协调配合合同、检测合同等。

二、建设工程合同管理的基本原则

(一)合同管理应以法律为依据,只有以合法为前提进行合同管理,才能切实保障业主的根本利益,促进工程的顺利建设。

与建设工程合同管理密切相关的法律概括起来有两类,一类是包括物权法、合同法在内的民事商事法律,一类是包括建筑法、招投标法在内的经济法。合同管理人员应熟知以上法律并能能够较为熟练地应用,以保证合同条款的合法性,从而才能保证条款的有效性。法律赋予业主的权利和利益是业主最根本的利益,如合同条款因违法而无效,则业主的根本利益就没有任何保障了。

(二)合同管理应以建设工程的实际情况为出发点和突破点,保证建设工程在实现质量、进度、成本三大目标的前提下顺利竣工并投入使用。

合同管理应根据建设工程的实际情况制定出科学的合同管理的方案,编制出可操作性较强的合同条款,并且,工程在质量、进度、成本方面的目标应是包括合同管理工作在内的所有工程管理工作的纲领,任何合同甚至任何合同条款都应体现和贯彻以上目标,笔者认为只有如此,合同管理才会在建设工程项目管理中发挥出较大的推进作用。

(三)合同管理应以预防为主,减少甚至避免纠纷和索赔的发生。

 预防是进行风险控制的有效方法之一,业主和/或项目管理公司应综合考虑项目管理过程中的各种风险,并尽可能制定出相应的风险控制方法并体现在具体合同条款中。同时,应确保合同条款的明确、具体,避免歧义和含糊。

(四)最大限度地将建设工程参建各方的权利、义务及责任纳入到合同管理的范围中,使参与项目建设的任何一方都能以合同为依据,享有权利,履行义务,共同保证建设工程的顺利竣工和投入使用。

三、建设工程合同管理的主要内容和方法

(一)在建设工程开始建设的初期阶段,应尽快做好以下工作:

1、做好合同管理规划工作,制定出完善可行的合同管理架构图。

任何项目在建设过程中都会形成事实上的合同架构体系,但在无意识(即无计划)状态下形成的合同架构体系是在应付项目建设过程中不断出现的各种问题的情况下形成的,具有很大的随机性,因此使整个项目合同管理工作缺乏计划性和科学合理性,而且项目的整个管理工作难免会因为合同管理工作的无序性受到很大负面影响。

笔者认为,合同管理架构是合同管理的基本规划,在项目管理工作开始的前期,应详细分析建设工程项目合同管理的一切影响因素,在与相关方充分沟通的前提下制定出科学合理而又符合建设工程项目实际情况的合同架构图,使之成为进行建设工程合同管理甚至整个工程管理的纲领性文件和最具指导性的文件之一;同时,制定建设工程项目合同架构图也是进行项目管理的基础性工作,做好这项工作能为今后的管理工作创造非常有利的条件。在制定合同架构图时,笔者认为应结合建设工程项目具体情况注意以下要点:

①最大可能地将建设工程项目管理工作全部纳入到合同架构图中,以该合同架构作为理清项目管理关系,管理思路的基础性工作;

②制定合同架构图时笔者认为应该注意的问题有:(1)通过分析项目的特点及业主的管理需求,确定出科学的工程承包管理模式。(2)通过分解项目管理工作内容,划分各个工作的内容范围及工作界面;(3)通过对工程内容和设计文件的深入分析提出工程分项承包划分建议;明确工程内容、分包工程范围、供货范围,进而明确总包、分包、供货商之间的合同关系或工程参建方之间的合同关系;(4)合同架构图的制定应保证:设计和施工充分衔接、各工作界面明确且充分衔接。(5)合同架构图的制定应具有可操作性,以减少工作界面、便于协调管理、利于降低成本为核心原则;(6)在项目建设过程中,应根据项目的实际进展情况及时地对合同架构图进行修改和完善,使之更加符合工程项目的实际情况且更具操作性。

以下是笔者负责合同管理的一个工程项目的合同管理架构图: 


 

2、根据工程具体情况确定合同管理工作的重点,使得合同管理工作有的放矢。

笔者认为建设工程项目合同体系的运行必须达到这样的目的:即:运用合同手段使所有项目参建方按照建设工程项目的质量、进度、投资目标的要求完成合同任务;通过合同手段处理各个设计单位、监理单位、施工单位内部的管理、配合关系及他们之间的协调配合关系,使他们既能够得到其他单位的配合顺利完成合同任务,又能够严格地履行对其他单位的配合义务使其他单位也能够顺利完成合同任务。

由以上分析可见,建设工程项目合同管理工作的重点有:

①针对建设工程项目的特点制定科学合理的项目合同架构体系 ,具体内容本文前面已有论述。

②结合项目特点,编制合法、完善、严谨的合同文件,从而建立起科学的合同文件体系。

③建设工程项目合同履行管理。合同履行管理是督促建设工程项目各参建方严格按照合同约定履行合同义务,顺利完成建设工程项目建设任务的阶段。该阶段是建设工程项目管理主要思想、管理方法的实施、实现阶段。笔者认为应制定出严谨、可操作性强的合同履行管理方法,抓住合同履行管理的重点-----总包商管理,减少甚至避免纠纷发生,最大限度地预防纠纷、索赔的发生。因此,合同履行管理也是项目管理过程中的关键阶段。

3、制定出完善可行的一系列合同管理制度,如合同评审会签制度、合同交底制度、合同文件资料归档保管制度等。具体制度内容,下文中有较为详细的论述。

(二)确定合同签订对象。

应根据工程项目的总体进度要求,合理安排合同管理工作进程,提前做好确定合同签订对象工作。具体做法如下:

1、 对于根据国家法律法规规定必须通过招标程序确定合同的签订对象的情况,应根据相关规定通过招标确定合同签定对象;

2、如根据相关规定无须通过招标程序确定合同的签订对象时,应根据具体合同的特点,综合分析潜在签约主体的整体情况,决定确定合同签约主体的方法,如招标、询价、直接商谈确定等方法,在此过程中应对合同当事人的资格、资质证书、业绩、资信状况等进行考察,确保其具有履约能力。

3、协调、配合合同的签订对象。协调配合合同是工程建设中普遍存在的合同类型,签订协调、配合协议的主要目的是为了使参与工程建设过程的各方能够以合同约定为依据密切配合,友好协作,相互提供条件以便使各方的合同义务都能顺利履行。所以,确定该类合同的签定对象应以需要协调的工作内容为中心,分析该工作内容的相关方之间需要哪些配合以及配合的具体方法,然后组成各相关方进行协商,共同确定协调、配合合同(协议)的内容。

(三)提出合同基本条件,确定合同谈判的基本原则和策略,并组织合同谈判。

1、提出合同基本条件。

建设工程项目建设的不同阶段,需要签订不同的合同,每个合同都必须满足一些基本条件,只有以此为前提,才具有进行合同谈判的可能性。如:勘察、设计合同的基本条件。包括:勘察设计完成时间的要求、勘察、设计工作内容、工作质量的要求、根据建设工程项目总体工程投资概算确定的勘察费、设计费额度范围及支付时间要求等;施工承包合同的合同条件包括:对承包工程工期的要求、对工程承包内容、工程质量的要求、对工程验收、质量保修等方面的要求、根据建设工程项目总体工程投资概算确定工程款的额度范围和支付时间要求等等。

2、确定合同谈判的基本原则和策略。

每次合同谈判之前应根据工程的具体要求和实际情况确定基本合同条件,并结合合同签订对象的具体情况(如履约能力,财务状况)确定出合同谈判的基本原则和策略,这些原则和策略一般包括:以对方必须满足合同的基本条件为前提;对于灵活度较大的其他合同条件可制定出合同谈判的最高目标和最低目标,在实际谈判中尽最大可能实现最高目标;针对对方的具体情况分析谈判的可能情况并制定出相应对策。

3、组织合同谈判。

应综合考虑各方面情况制定出具体的合同谈判计划,使合同谈判有序进行,促进合同早日签订。

(四)根据合同谈判结果起草、审查、修订相关合同文件,应保证合同条款的完备、词句严谨、各方权利、义务明确,确保建设工程项目的顺利实施。

(五)组织合同签订。

(六)合同履行管理。主要包括:

1、监督合同当事人按照合同约定履行合同义务,并定期进行合同履行情况的检查。对合同履行过程中的变更事项详细记录,并及时组成各方进行商谈,并对商谈结果给与有效记录,如组织起草、签署合同补充协议书、会议纪要、备忘录等文件。

具体做法如下:

①在每个合同进入履行期时,都应首先召集与合同履行关系较密切的人缘进行合同条款的讨论和交底,明确哪些条款是履行中应重点注意的条款,教育督促有关人员严格按合同进行工作,随时检查、记录合同的实际履行情况,定期通报相关方;

②在收到合同相对方的信函、文书或电报后,及时审阅并制定对策,采用发文、发函的形式进行批复;

③及时、积极地收集、整理、保存有关合同履行中的书面签证,往来信函、文书、会议纪要、电报等资料;

④必要时对于合同履行中出现的问题给予解释,协调,对经常出现的问题加以研究、剖析,并对这类问题给出一般性的处理意见;

⑤对于合同履行中出现的问题及时详细地加以记录,并根据实际情况制定出切实可行且有效的处理措施和策略;

2、合同纠纷、索赔管理。主要管理内容包括:

①合同纠纷、索赔的预防。

主要预防方法为:

1)编制合同时,最大限度地使合同条款完善,词句严谨,减少甚至避免因合同约定不明确或没有约定相关内容而导致发生纠纷或索赔;

(2)按照合同约定及时提出索赔或斤予对方答复,避免发生因已过索赔期限或答复期而无法主张合法权益的情况发生;

(3)合同履行过程中,通过协调、沟通、协商等手段减少甚至避免纠纷、索赔的发生;

(4)遇到有可能引起纠纷或索赔的问题,及时、全面地做好书面记录,保存好相关资料,使合同相关方在有据可查,减少甚至避免纠纷、索赔的发生。

②合同纠纷、索赔的处理。

主要方法为:

(1)在合同履行过程中积极、及时地收集整理、保存有关合同履行的书面签证、往来信函、文书、会议纪要、备忘录、电报等资料,以便在发生纠纷、索赔时能积极地主张权利,合法合理且证据充分地?;ぷ约旱睦?;

(2)当接到对方索赔后,严格审核对方提出的索赔要求,认真研究并及时处理、答疑、举证,争取以协商方式解决索赔。同时应根据法律法规及合同约定及时提出抗辩,必要时提出反索赔;

(3)对合同履行过程中出现的对方的违约情况或违反合同的干扰事件,应及时查明原因,通过取证,按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔报告;同时,应按照法律及合同约定及时采取有效措施以防止事态扩大,避免更大损失;

(4)选择适宜的纠纷处理方式。对于合同履行过程中出现纠纷,建议采取组织召开专题讨论会、加强现场协调等措施,使得相关方相互沟通、增进了解,争取通过各方的友好协商使纠纷得以解决,必要时将解决结果以合同补充协议书的形式进行落实;如采取诉讼、仲裁等方式易造成工程停工,对各方均有不利影响,建议慎重考虑后实施。

(七)  合同文件资料的管理

建设工程项目管理开始后,应将合同文件资料的管理责任落实到具体的管理人员,妥善保存所有合同及与合同有关的一切资料,并及时满足查阅和询问要求。在建设工程项目竣工验收完毕后将与项目有关的合同文件资料移交给相关单位?;镜墓芾碇贫扔校航⒑贤募柿贤骋槐嗪?,统一记录制度;建立合同文件资料分类管理制度;建立合同文件资料借阅登记制度。

 

(作者单位:北京国金管理咨询有限公司)

 



 

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